کاربرد Mail Merge : این قابلیت زمانی مورد استقاده قرار می گیرد که شما بخواهید یک متن، عکس، فرم و یا اطلاعاتی را برای فرد دیگری بفرستید و یا ایمیل کنید. در این درس خواهید آموخت که چگونه از قابلیت Mail Merge  استفاده کنید تا یک منبع تاریخ از یک نامه را با داشتن دیگر مشخصه‌های نرم افزاری را ایجاد کنید.

استفاده از Mail Merge در ورد

۱.     برنامه Word را باز کنید و یک سند جدید ایجاد کنید.

۲.     روی تب Mailings کلیک کنید.

۳.     روی گزینه Start Mail Merge کلیک کنید.

۴.     مرحله بعدی انتخاب Step by Step Mail Merge Wizard است.

 {rsmembership category="1"}

پانل ابزار Mail Merge نشان داده شده می‌توانید با طی کردن شش مرحله ادغام ایمیل را کامل کنید. در ادامه مثالی از اینکه چطور یک سند را ایجاد کنید وجود دارد.

مرحله اول:

۱.     مدلی از سند را که می‌خواهید انتخاب کنید. در این مثال ما می‌خواهیم نامه تنظیم کنیم.

۲.     روی Next کلیک کنید و یک سند را درست کنید تا به مرحله دوم بروید.

مرحله دوم:

۱.     گزینه Use the current document انتخاب کنید.

۲.     Next را بزنید و Select recipients را کلیک کنید تا به مرحله سوم بروید.

مرحله سوم:

شاید نیاز پیدا کنید که بخواهید از ایمیل آدرس استفاده کنید پس برنامه شما را به دفترچه آدرس هدایت می‌کند. لیست فایل‌های موجود همچون Excel workbook و یا می‌توانید آدرس را تایپ کنید.

۱.     از پانل ابزار Mail Merge گزینه Use an existing list را انتخاب کنید و بعد روی Browse کلیک کنید.

۲.     فایل را در پنجره وارد کنید حالا به پوشه‌ای دیگر راه می‌یابید و دکمه Open را بزنید.

۳.     اگر از آدرس لیست استفاده می‌کنید worksheet انتخاب کنید که در آن لیست است و دکمه Ok را بزنید.

۴.   در قسمت mail merge Recipients پنجره‌ای باز می‌شود می‌ توانید هر شخص را از لیست Check و یا Uncheck بزنید تا مشخص شود برای چه کسی ایمیل استفاده شود. حالا دکمه Ok را بزنید.

۵.     از قسمت mail merge روی Next: Select recipients کلیک کنید واگر آدرس لیست ندارید می‌توانید آن‌ها را در پایین تایپ کنید و آدرس خودتان را وارد کنید.

مرحله چهارم:

حالا آماده‌اید که متن را تایپ کنید و وقتی پرینت گرفتید همه نامه دراصل همه مشابه هم است، به غیر از اینکه داده‌های شخص گیرنده (مثل نام و آدرس) که هرکدام متفاوت از یکدیگر هستند. شاید بخواهید placeholders را اضافه کنید پس برنامه می‌ داند که کجا داده‌ها را اضافه کنید. اگر از این ادغام ایمیل استفاده می‌کنید نامه تهیه شده مطمئن شوید که که فایل حالا باز است.

نوشتن اطلاعات گیرنده

۱.     نشانگر متن را روی سند قرار دهید، تا اطلاعات نشان داده شود.

۲.     گزینه‌های Address block، Greeting line ، Electronic postage ، or More items از پانل ابزار انتخاب کنید.

۳.     بسته به انتخاب شما پنجره‌ ای باز می‌شود که دارای چندین گزینه متفاوت است یکی را انتخاب کنید و Ok را بزنید.

یک placeholder نشان داده می‌شود. برای مثال، «Address Block»

۴.     این مرحله را دوباره که نیاز پیدا کردید تکرار کنید تا داده‌ها ثبت شود

۵.     از قسمت Mail Merge روی Next: Preview your letters کلیک کنید.

۶.     برای بعضی از نامه‌ها، فقط نیاز دارید که یک Address block و  Greeting line اضافه کنید. اگرچه شاید بخواهید که اطلاعات گیرنده را در میان متن قرار دهید تا شخصی کنید.

مرحله پنجم:

۱.     پیش نمایش نامه نشان می‌دهد که آیا نامه درست و دقیق تنظیم شده است و به دست گیرنده می‌رسد. می‌توانید از فلش‌های سمت چپ و راست هم استفاده کنید تا همه نامه را ببینید.

روی Complete the merge کلیک کنید تا به مرحله ششم بروید.

مرحله ششم:

۱.     Print را کلیک کنید تا از متن پرینت بگیرید.

 ۲.     پنجره Merge to Printer را کلیک کنید و گزینه All را فعال کنید و Ok را بزنید.

۳.     پنجره Print باز می‌شود تنظیمات را انجام دهید و بعد Ok را کلیک کنید.

مرور مطالب گفته شده

۱.     متنی را باز کنید.

۲.     لینکی را دانلود کنید.

۳.     از Mail Merge Wizard برای ادغام نامه با لیست گیرندگان استفاده کنید.

۴.     یک Address Block را در بالای صفحه قرار دهید و یک Greeting line را در بالای نامه اضافه کنید.

۵.     از متن پرینت بگیرید.

{else}

برای دسترسی به ادامه مطلب می بایستی در وب سایت اشتراک داشته باشید

خرید اشتراک

{/rsmembership}