حتما برای شما پیش آمده که یک متن را بنویسید و بعدا بخواهید در مورد آن تجدید نظر کنید یا ممکن است بخواهید دو سند را با هم مقایسه کنید. فرض کنید شما متنی را نوشته اید و آن را برای ویرایش ادبی به یک ویراستار داده باشید و پس از دریافت متن ویرایش شده بخواهید تفاوت های سند ورد ویرایش شده را با سند خودتان متوجه شوید. در اینجا نرو افزار مایکروسافت آفیس ورد به کمک شما می آید و این امکان را به شما می دهد تا تفاوت های دو سند ورد را متوجه شوید. در این درس، خواهید آموخت که چگونه گزینه‌ها را مقایسه کنید و یا تغییر دهید.

ایجاد تغییر در متن

وقتی این گزینه را فعال کنید هر تغییری را ایجاد کنید در متن با نوشته قرمز رنگ نشان داده خواهد شد. اگر قسمتی از متن را حذف کنید باز همچنان باقی می‌ماند. اگر متنی را اضافه کنید آن را با زیرخط کردن علامت گذاری می‌کند. این کار به شخصی دیگر که متن را نگاه می‌کند تغییرات را قبل از ذخیره نهایی شدن نشان می‌دهد.

رنگ علامت گذاری‌ها را می‌توانید تغییر دهید که مشخص شود هر کدام نظر کدام شخص بر روی متن شما بوده است.

 {rsmembership category="1"}

فعال کردن Track Change

۱ .     تب Review را باز کنید.

۲.     روی گزینه Track change کلیک کنید. حالا باید در صورت فعال بودن آن به رنگ طلایی درآمده باشد.

 ۳.     هر تغییری اعمال کنید بصورت رنگی نشان داده خواهد شد.

۴.     برای غیر فعال کردن آن دوباره روی آن کلیک کنید.

افزودن و یا حذف کردن پیشنهاد به متن

بعضی اوقات، به جای تغییر دادن چیزی شاید بخواهید راجع به آن نظری بدهید می‌توانید در بالن نظر خود را راجع به متن اضافه کنید و این نظرات را هر کسی می‌تواند راجع به متن بخواند.

افزودن نظرات

۱.     بعضی از جا‌ها را پر رنگ کنید و نشانگر متن را در جایی که می‌خواهید قرار دهید.

۲.     برگه Review در قسمت New Comment کلیک کنید.

 
حذف کردن یک نظر

۱.     آن بالن نظرات را انتخاب کنید.

 ۲.     در برگه Review روی گزینه Delete کلیک کنید.

حذف کردن تمام نظرات

۱.     از تب Preview  روی گزینه Delete کلیک کنید.

۲.     حالا روی گزینه Delete All Comments in Document کلیک کنید.

 
پذیرفتن و یا رد کردن تغییرات

این تغییرات در حقیقت تغییرات پیشنهادی هستند. برای ثابت شدن آن‌ها باید حتما تایید شوند و به عبارتی دیگر، شخص اصلی باید آن تغییرات را قبول و یا رد کند.

پذیرفتن و یا رد کردن تغییرات پیشنهادی

۱.     تغییری که می‌خواهد ان را قبول و یا رد کنید را انتخاب کنید.

۲.     از تب Review  گزینه  Accept یا Reject را انتخاب کنید.

 ۳.     اگر آن تغییر را بپذیرید، بصورت طبیعی در متن قرار می‌گیرد اگر نه به‌‌ همان حالت باقی می‌ماند.

برای بعضی از تغییرات می‌توانید با Delete کردن آن‌ها را از متن پاک کنید. برای مثال، اگر یک کسی یک کلمه هم به متن اضافه کند، می‌توانید آن را حذف کنید.

قبول کردن تمام تغییرات

۱.     روی تب Review رفته از آنجا تمام موارد را accept کنید.

۲.     گزینه Accept All Changes in Document انتخاب کنید.

 
نپذیرفتن تمام تغییرات اعمال شده

۱.     روی تب Review رفته تمام تغییرات اعمال شده را Reject کنید.

۲.     گزینه Reject All Changes in Document را انتخاب کنید.

پذیرفتن و یا رد کردن نظرات هیچ تغییری را ایجاد نمی‌کند فقط اینکه باید تمام آن‌ها را تک به تک قبول و یا رد کنید.

تغییر دادن اینکه چطور این نشانه گذاری‌ها نشان داده شود

اگر تعداد زیادی پیشنهاد روی متن باشد ممکن است از خواندن همه آن‌ها خسته شوید و یا سردرگم شوید اما چندین روش وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها برای مخفی کردن و یا تغییر دادن نحوهٔ نشان دادن آن‌ استفاده کنید.

مخفی کردن تغییرات ایجاد شده

۱.     از تب Reiview روی گزینه Display for Rieviw را کلیک کنید. این گزینه در کنار بخش Change قرار گرفته است و شاید نتوان آن را واضح دید و ممکن است Final : Show Markup

در منو ۴ گزینه وجود دارد:

Final: Show Markup: آخرین نسحه تغییرات را نشان می‌دهد.

Final: آخرین نسخه تغییرات مخفی شده رانشان می‌دهد.

Original: Show Markup: در میان این تغییرات آنهایی که اصلی هستند را نشان می‌دهد.

Original: نسخه اصلی تغییرات مخفی شده را نشان می‌دهد.

۲.     حالا از منو  Final و یا Orginal را انتخاب کنید

تنظیمات Display for Review برای Final مشابه با accepting all changes نیست. بلکه نیاز به پذیرفتن و یا رد کردن تغییراتی که اعمال شده دارد.

نشان دادن بالن‌های تجدید نظر

درحالت تعریف شده تجدید نظر معنی خود جمله به تنهایی معنایی درون نهفته دارد. می‌توانید حالا از بالن‌های تجدید نظر انتخاب کنید، که چندین تجدید نظر را دربرخواهد گرفت. حالا می‌توانید به راحتی همه نظر‌ها را بخوانید و حالا اطلاعات بیشتری را می‌توانید در یک بالن مشاهده کنید.

۱.     از تب Preview  روی گزینه Show Markup Balloons Show Revisions in Balloons به ترتیب کلیک کنید .

۲.     بعضی از آن‌ها در حاشیه سمت راست قرار می‌گیرند.

برای برگرداندن علائم می‌توانید تمام All Revisions Inline و Show Only Comments and Formatting in Balloons را انتخاب کنید.

مقایسه کردن دو سند در ورد

اگر سندی را بدون تغییر نگه دارید، امکان آن هست که بتوانید چنین تغییراتی را با استفاده از مشخصه Reviewing رد و یا قبول کنید. برای این می‌توانید دو سند را با هم مقایسه کنید همه آنجه که می‌خواهید فقط داشتن متن اصلی است با نامی متفاوت.

مقایسه کردن دو سند

۱.     از تب Review گزینه Compare ر ا بزنید.

۲.     روی منو گزینه Compare را کلیک کنید.

۳.     در پنجره نشان داده شده Original document را انتخاب نموده و منو روی سند را از لیست انتخاب کنید. اگر فایل شما در آنجا نیست فایل را از کامپیو‌تر خود باز کنید.

۴.     Revised document را انتخاب نموده و به‌‌ همان روش Original document و بعد دکمه تایید را بزنید.

 در این مرحله، برنامه  Word دو سند را با هم مقایسه کرده و تغییراتی را که ایجاد شده است را مشخص می‌کند و یک سند جدید را ایجاد می‌کند و درصورت تمایل می‌توانید آن را ذخیره کنید. تغییرات ایجاد شده با رنگی دیگر نشان داده شده که مثل‌‌ همان موقعی است که از قابلیت Track Changes استفاده می‌کردید، نشانه گذاری شده. پس حالا می‌توانید در پایان گزینه Accept و یا Reject را برای اعمال تغییرات و یا رد کردن تغییرات انتخاب کنید.

درسمت راست متن پانلی هست که نشان دهنده متنهای اصلی و تجدیدنظر شده است که می‌توانید از منبع آن‌ها هم استفاده کنید. (اگرچه نمی‌توانید آن‌ها را ویرایش کنید). اگر نمی‌توانید این بخش را ببینید از منو این قسمتها را دنبال کنید. Compare Show Source Documents Show Both.

استفاده از مشخصه تجدید نظر در این برنامه

اگر نظر و یا تغییری در متن شما هست، باید قبل از اینکه متن را برای ارسال آماده کنید آن‌ها را حذف کنید. نظرات و تغییرات ایجاد شده می‌تواند اطلاعات محرمانه که برای شما و هم محل کار شما اهمیت دارد را غیرحرفه‌ای نشان دهد.

وقتی که تمام این تغییرات و نظرات را از متن حذف کنید، بهتر است که روی سندی که از آن استفاده می‌کنید دوبار کلیک کنید و از Document Inspector استفاده کنید. این مشخصه می‌گوید به شما که داده‌هایی در متن شما مخفی هست و شاید بخواهید آن‌ها را از متن حذف کنید و اینکه در همه جای متن این تغییرات و نظرات پنهان شده را دنبال می‌کند. درصورت وجود آن‌ها را به شما نشان می‌دهد.

Comment Inspector

۱.     متن خود را ذخیره کنید.

۲.     روی تب File کلیک کنید و از آنجا به Backstage view بروید.

۳.     از سمت چپ صفحه قسمت Info را کلیک کنید.

۴.     روی گزینه Check for Issues کلیک کنید منو در کنار آن ظاهر می‌شود.

۵.    Inspect Document را انتخاب نمائید.

۶.     روی Inspect کلیک کنید.

۷.     نتایج inspection برای هر دسته بندی که احساس کند اطلاعاتی حساس وجود دارد را علامت گذاری می‌کند و همچنین دکمه Remove All برای هر دسته بندی هم وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را حذف کنید.

۸.     وقتی که تنظیمات تمام شد پنجره را ببندید.

۹.     از قسمت Backstage view روی گزینه Save کلیک کنید تا تغییرات ذخیره بماند.

مرور مطالب گفته شده

۱.     یک سند موجود را انتخاب کنید.

۲.     قابلیت Track Changes را فعال کنید.

۳.     بخشی از متن را Delete کنید.

۴.     مقداری به متن اضافه کنید.

۵.     قالب بعضی از قسمتهای متن را تغییر دهید..

۶.     از قابلیت Display for Review استفاده کنید.

۷.      تمام تغییراتی را که اعمال شده را Accept کنید.

۸.     از Document Inspector برای بررسی متن استفاده کنید.

{else}

برای دسترسی به ادامه مطلب می بایستی در وب سایت اشتراک داشته باشید

خرید اشتراک

{/rsmembership}