یکی از مهمترین ابزارهای هرکدام از نرم افزارهای آفیس گزینه ای است که از طریق آن مطالب و یا اسناد خود را ذخیره می کنیم. در این درس با روش های ذخبره متون و به اشتراک گذاریآن آشنا می شویم.
اشتراک گذاشتن و یا دریافت اسناد (share and receive documents) در ورد
مهم است که بدانید چگونه باید سندی را که بر روی آن کار می‌کنید را ذخیره سازی کنید. ذخیره سازی متن به شما این امکان را می‌دهد که نتیجه کارتان را حفظ کنید و گزینهٔ Save As به شما این قابلیت را می‌دهد که روی نسخهٔ اصلی متن تغییرات انجام شده را ذخیره نکنید بلکه آن را بدون تغییر باقی نگه می‌دارد. روشهای زیادی هست برای به اشتراک گذاشتن و یا دریافت اسناد (share and receive documents) که بر روی نحوه ذخیره سازی شما تاثیر می‌گذارد.
آیا درحال دانلود کردن سندی هستید؟ دفعه اول است که آن را ذخیره می‌کنید؟ نام ذخیره شده آن فرق می‌کند؟ می‌خواهید آن را برای کسی ارسال کنید از Word 2010 استفاده نمی‌کند؟ همه این‌ها در نحوهٔ ذخیره سازی سند شما تاثیر دارد. در این درس می‌آموزید که چگونه Save و یا Save As کنید و یا برای نرم افزار Word 97-2003 و یا با فرمت pdf ذخیره کنید.
نحوه ذخیره سازی متن در ورد
Save As به شما این امکان را می‌دهد که محلی را که می‌خواهید در آن سند را ذخیره کنید را مشخص کنید. این گزینه زمانی مفید است که بخواهید نسخه اصلی سند را حفظ کنید و یا بهتر است که اول سند را ایجاد کنید بعد شروع به نوشتن متن در آن بکنید.
۱. بر روی برگه File کلیک کنید.
۲. Save As را انتخاب کنید.
۳. در قسمت Save As محلی را که می‌خواهید در آنجا فایل ذخیره شود را انتخاب کنید.
۴. نام سند را تایپ کنید و ذخیره کنید.
{rsmembership category="1"}
اگر از ویندوزWindows7 استفاده می‌کنید محل ذخیره سازی فایل‌ها بر روی قسمت Documents library است، و دیگر نسخه‌های ویندوز در پوشه My Documents ذخیره می‌شود.
ذخیره کردن سند در ورد و استفاده از گزینهٔ Save
۱. از قسمت منوی دسترسی سریع بر روی علامت ذخیرهSave کلیک کنید.
۲. سند در همین محل با همان نام قبلی خود ذخیره می‌شود.
اگر برای دفعه اول است که سند را ذخیره می کنید بعد از بستن برنامه پنجره ای باز می‌شود که محل ذخیره متن را باید آنجا مشخص کنید.
بازیابی بصورت اتوماتیک
این برنامه این قابلیت را دارد که بصورت اتوماتیک درحالیکه در حال کار کردن با برنامه هستید متن تغییراتی که اعمال شده است را خود ذخیره می‌کند. اگر فراموش کردید که ذخیره کنید و یا حتی اگر فایل ناگهان آسیب دید می‌توان از این طریق سند را بازیابی کرد.
باز کردن متنی که قبلا بدون ذخیره سازی بسته شده است:
۱. از قسمتBackstage view قسمت info کلیک کنید.
۲. اگر بازیابی نسخه‌هایی از آن وجود داشته باشه در زیر قسمت File می‌توان آن‌ها را دید.
۳. برای ذخیره کردن تغییرات اعمال شده بر روی Restore کلیک کنید و سپس تایید Ok را بزنید.
در حالت تعریف شده برنامه، ذخیره سازی اتوماتیک هر ده دقیقه انجام می‌شود. اگر در عرض کمتر از ده دقیقه یک سند را ویرایش کردید، برنامه در کمتر از این زمان هیچ ذخیره سازی اتوماتیکی انجام نداده است.
دیگر فرمت‌های فایل
می‌توانید اسناد خود را با هر کس دیگری که از Word 2010-2007 استفاده می کند، به اشتراک بگذارید، البته تا وقتی که از همین فرمت مشابه فایل استفاده می‌کنند. اگرچه نسخه‌های قدیمی‌تراز دیگرفرمت‌های فایل استفاده می کردند، پس اگر می‌خواهید اسناد خود را به کسی اشتراک بگذارید که از نسخه قدیمی این نرم افزار استفاده می کند باید فرمت ذخیره سازی برنامه را به Word 97-2003 Document تغییر دهید.
برای ذخیره سازی سند با فرمت Word 97-2003 Document
۱. روی برگه File کلیک کنید.
۲. Save As را کلیک کنید.
۳. از منوی انواع ذخیره سازی فرمت Word 97-2003 Document را انتخاب کنید.
محلی که می‌خواهید فایل در آنجا ذخیره شود را انتخاب کنید.
۴. نام فایل را وارد کنید و برای تایید Ok را بزنید.
تبدیل سند ورد به PDF و ذخیره سازی با فرمت PDF
۱. روی برگه File کلیک کنید
۲. Save As را انتخاب کنید.
۳. از منوی نوع ذخیره سازی فرمتPDF را انتخاب کنید.
۴. حالا محل ذخیره سازی فایل را انتخاب کنید.
۵. نام سند را هم در جای مخصوص خود اضافه کنید.
۶. حالا دکمه Save را بزنید.
مرور مطالب گفته شده
۱. سند موجود از روی کامپیو‌تر را باز کنید. و یا می‌توانید از مثال این درس هم استفاده کیند.
۲. استفاده از Save As با استفاده از نام پیش فرض trial برای فایل درحال ذخیره سازی
۳. همان سند را با فرمتPDF ذخیره کنید.
۴. حالا سند را ببندید.
۵. یک سند موجود دیگر را باز کنید.
۶. سندی را ذخیره کنید که با فرمت و برنامه Word 2003 سازگار باشد.
۷. سند را ببندید.
{else}
برای دسترسی به ادامه مطلب می بایستی در وب سایت اشتراک داشته باشید
{/rsmembership}